Rekisterinpitäjä
E&V Tuliniemi Oy
Mäkipellontie 18,
67700 Kokkola
044 2309 952
Y-tunnus 2788617-1
Rekisteriasioista vastaava
Veli-Matti Tuliniemi
044 2309 952
veli-matti@evtuliniemi.fi
1. Rekisterin nimi
E&V Tuliniemi Oy:n asiakas- ja asiakasryhmärekisteri sekä markkinointirekisteri.
2. Rekisterissä olevat tiedot
Asiakastiedot ja asiakkuuteen liittyvät tiedot sekä markkinointiin liittyvät tiedot.
3. Rekisteriin kerättävät tiedot
- Yrityksen ja/ tai yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, käynti- ja postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Kotisivujen verkko-osoite, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot
- Tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista
- Yhteyshenkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot ja toimenkuvatiedot
- IP-osoitetieto tai muu palvelun kautta saatava teletunniste
- Tiedot asiakaspalautteista
- Tilaus-, toimitus- ja laskutustiedot
- Evästäiden kautta kerättävät tiedot
Muut asiakkaasta tai asiakasryhmästä palveluja käytettäessä kerättävät tiedot
- Palvelun tuottamat tietojoukot ja niistä koostettava raporttitieto sekä historiatiedot.
- Verkkopalvelusta kerätyt tiedot; ulkoisen järjestelmätoimittajan tuottamat tiedot
- Tallennamme rekisteriimme tiedot, jotka rekisteröity itse toimittaa yhteydenottolomakkeella E&V Tuliniemi Oy:n verkkosivuston kautta tai sähköpostilla asiakkuuteen tai tarjottuun palveluun liittyen.
4. Rekisterin tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain (523/99) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) sallimissa ja edellyttämissä rajoissa ja tavoilla. Rekisteriä käytetään olemassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti:
- asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen
- palvelun tuottamiseen ja kehittämiseen
- sisäiseen koulutukseen
- palveluiden ja asiakkaiden ryhmittelyyn
- palvelusta viestimiseen
- palvelun laskuttamiseen
- tarvittaessa perintätoimiin
Rekisteriin kerättävät tiedot ja niiden käyttö noudattaa kaikilta osin laissa ja asetuksessa määriteltyjä perusteita ja tiedon käytössä noudatetaan kaikkien osapuolten osalta tiedonkäsittelijän sekä rekisterin pitäjän vastuita ja velvoitteita.
Markkinointirekisterin tarkoituksena on viestinnän, tiedottamisen ja tarvittaessa erilaisten suoramarkkinointitoimien toteuttaminen kuten sähköpostikirjeet, soitot tai muut rekisteröidyn toivomat yhteydenottotyypit.
5. Säännönmukaiset rekisterin tietolähteet
- E&V Tuliniemi Oy:n asiakasrekisteri
- Julkiset verkkosivut.
- Asiakaspalvelun tuottamat tiedot käytettyjen palvelujen osalta käsittäen myös mahdollisen ulkopuolisen järjestelmätoimittajan tuottamat tiedot
- Asiakkaiden tuottamat ja toimittamat tiedot.
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta eikä myydä asiakassuhteen kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta ulkomaille, eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Palvelun laadun varmistamiseksi saatamme luovuttaa tietoja teknisille yhteistyökumppaneillemme, jotka käsittelevät tietoja ainoastaan palvelun toimittamisen edellyttämissä rajoissa. Yhteistyökumppanit eivät käytä tietoja muihin tarkoituksiin eivätkä luovuta tai myy tietoja kolmansille osapuolille.
Palveluista kerättäviä tietoja tallennetaan ja luovutetaan tarvittaessa palvelun mahdollistaville järjestelmätoimittajille ja heidän määrittelemiinsä rekistereihin niiltä osin, kuin on välttämätöntä palvelun mahdollistamiseksi ja se on järjestelmätoimittajan tietosuojaselosteessa kuvattu.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan hyvän tiedonhallintatavan lisäksi tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta. Rekisteri on suojattu ulkopuolisten käytöltä ja se on teknisesti suojattuja niin rekisterinpitäjän kuin myös järjestelmätoimittajien osalta. Tiedonsiirrossa käytetään lakien ja asetuksien mukaisia tiedonsiirron suojauksia ja lakien ja asetusten mukaisia tapoja.
Rekisteriin ja henkilötietoihin pääsy on ainoastaan niillä E&V Tuliniemi Oy:n henkilöstön jäsenillä, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterissä olevien tietojen käsittelyä. Rekisterin käyttö on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. E&V Tuliniemi Oy:n henkilöstöä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Tietojen käsittelyssä toteutetaan tarpeelliset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta siirtämiseltä taikka muunlaiselta laittomalta käsittelyltä. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla suojatuissa tietokannoissa. Paperisena käsiteltävät tiedot säilytetään lukituissa tiloissa.
8. Henkilötietojen säilytysaika ja -kriteerit
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista. Tietojen poistamisen ajankohdat ja poistamiskäytännöt määritellään ja vanhentuneet sekä tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Henkilötietojen säilyttämiseen voi kohdistua myös lainsäädännöllinen velvoite.
9. Evästeet
Käytämme verkkosivuillamme evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka ei vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.
Evästeiden tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa.
Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.
Evästeiden avulla voidaan kerätä seuraavanlaisia tietoja:
- vierailijan IP-osoite
- vierailun ajankohta
- selatut sivut ja sivujen katseluajat
- vierailijan selain
Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Henkilötietolaki 26 §:n ja EU:n GDPR asetus (679/2016) antavat rekisteröidylle oikeuden tarkastaa, mitä tietoja hänestä on E&V Tuliniemi Oy:n toimesta kerätty.
Rekisteröity saa tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa lähettämällä tarkastuspyynnön kirjallisena rekisteröidystä vastaavalle henkilölle. Pyynnöstä on käytävä ilmi henkilötunnus ja allekirjoitus. Tarkastuspyynnön voi esittää rekisterinpitäjälle myös henkilökohtaisesti E&V Tuliniemi Oy:n toimipisteessä.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua, omien henkilötietojensa poistamista rekisteristä tai niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus ei kuitenkaan koske tietoja, joiden säilyttämiseen kohdistuu muu lainsäädännöllinen velvoite. Rekistereihin tallennettua historiatietoa palvelun käytöstä voidaan pyynnöstä luovuttaa palvelua käyttäneelle henkilölle siltä osin kuin se häntä koskee.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.
Rekisteröidylle voidaan osoittaa sähköistä suoramarkkinointia, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa peruuttaa antamansa suostumus.
Mahdolliset erimielisyyden ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus viedä henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi